Validasi dan registrasi NIK pegawai secara massal sudah dapat dilakukan oleh pemberi kerja

Direktorat Jenderal Pajak (DJP) kini menyediakan portal khusus untuk melakukan validasi serta registrasi Nomor Induk Kependudukan (NIK) pegawai secara massal. Melalui fasilitas ini, perusahaan atau pemberi kerja dapat memeriksa dan mendaftarkan NIK pegawai dalam jumlah banyak sekaligus.

DJP menjelaskan bahwa layanan tersebut memungkinkan bukti pemotongan (bupot) Pajak Penghasilan (PPh) yang dibuat melalui sistem Coretax tervalidasi secara otomatis. Hasil validasi ini dapat dimanfaatkan pegawai sebagai kredit pajak, sehingga mereka dapat menyampaikan SPT Tahunan PPh melalui Coretax mulai tahun 2026.

Cara Melakukan Validasi dan Registrasi NIK Pegawai Secara Massal

Tahap 1: Mengakses Portal

1. Daftarkan akun pemberi kerja melalui portal npwp.pajak.go.id.
2. Isi NPWP pemberi kerja (15/16 digit).
3. Masukkan alamat email aktif untuk proses verifikasi.
4. Tekan tombol “Selanjutnya”.
5. Sistem otomatis menampilkan nama dan NIK penanggung jawab berdasarkan data NPWP yang terdaftar di masterfile DJP.
6. Lengkapi data pemberi kerja, termasuk NIP/ID atasan, nama penanggung jawab, jabatan, serta nomor HP penanggung jawab.
7. Klik kembali “Selanjutnya”.
8. Pilih jenis layanan “Validasi NIK” untuk proses validasi massal.
9. Buat kata sandi untuk login ke portal — format bebas (angka, huruf, dan kombinasi lain).
10. Tetapkan PIN khusus yang digunakan untuk mengunggah dan membuka file hasil validasi — hanya boleh berupa angka.
11. Unduh dokumen permohonan layanan validasi NIK (format .docx) dan pastikan ditandatangani penanggung jawab serta staf terkait.
12. Unggah file PDF hasil scan dokumen tersebut dengan memilih “Pilih File”, lalu tekan “Open” (maksimal ukuran 48 MB).
13. Centang pernyataan kebenaran data.
14. Klik “Submit” untuk mengirim formulir pendaftaran.
15. Buka email yang terdaftar dan cari pesan “Verifikasi Registrasi” dari portalnpwp@pajak.go.id.
16. Tekan "Verifikasi Permohonan" untuk menyelesaikan tahap pendaftaran.
17. Masukkan email pemberi kerja.
18. Isi kata sandi.
19. Ketik ulang kode keamanan sesuai gambar.
20. Klik “Login”.

Tahap 2: Unggah File Excel Validasi

1. Pada dashboard akan terlihat daftar permohonan validasi yang sudah atau sedang diproses.
2. Untuk memulai validasi massal, buka tab “Validasi”.
3. Jika belum memiliki template Excel, unduh melalui menu “FormatValidasiNIK.xlsx”.
4. Aktifkan mode “Enable Editing” pada file Excel, lalu isi data berupa: nomor urut, NIK pegawai, nama lengkap, nomor HP, dan alamat email.
5. Sistem akan mengecek kecocokan NIK dan nama sesuai data kependudukan dengan akurasi 100%, termasuk penulisan huruf besar/kecil serta gelar jika tercantum.
6. Pilih file yang sudah diisi melalui tombol “Pilih File”.
7. Klik “Open”.
8. Tekan “Upload” untuk mengirim data.

Monitoring Proses Validasi dan Registrasi NIK

1. Untuk melihat perkembangan permohonan, buka tab “Monitoring”. Terdapat tiga kemungkinan status:
• Gagal, Terdapat kendala di server, sehingga pengunggahan perlu dicoba kembali.
• Diproses, Sistem sedang memvalidasi NIK secara otomatis.
• Selesai, Proses validasi sudah tuntas.
2. Jika status Selesai, proses berlanjut ke tahap registrasi (migrasi) ke sistem Coretax. Proses ini berlangsung setiap hari dengan estimasi maksimal H+3, dan dapat dipantau melalui tombol “Detail Monitoring”.